Définition de l'opération d'importation et mise en correspondance des rubriques pendant l'importation

Table des matières > Enregistrement, importation et exportation de données > Importation de données dans FileMaker Pro > Définition de l'opération d'importation et mise en correspondance des rubriques pendant l'importation

Définition de l'opération d'importation et mise en correspondance des rubriques pendant l'importation

Lorsque vous importez des données dans un fichier FileMaker Pro existant, la boîte de dialogue Ordre d'importation des rubriques s'affiche dès que vous sélectionnez le fichier ou la source des données à importer. Utilisez cette boîte de dialogue pour définir les options d'importation suivantes :

Type d'importation : Indiquez le mode d'importation des données dans le fichier existant. Vous pouvez ajouter des enregistrements au fichier, mettre à jour des enregistrements existants du fichier ou mettre à jour les enregistrements correspondants du fichier. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Méthodes d'importation de données dans un fichier existant.

Correspondance des rubriques : Indiquez où importer les données en mettant en correspondance les rubriques de votre base de données avec celles de la source de données que vous importez.

Pour définir l'opération d'importation et mettre en correspondance les rubriques pendant l'importation :

1.	Si vous ne l'avez pas encore fait, sélectionnez le fichier ou la source des données à importer dans un fichier FileMaker Pro existant.

Suivez les instructions de la rubrique Importation de données dans un fichier existant, Importation de la totalité d'un dossier de fichiers, Importation de photos à partir d'un appareil photo numérique ou d'un autre périphérique (Mac OS) ou Importation de données XML. La boîte de dialogue Ordre d'importation des rubriques s'affiche.

2.	Si vous importez des données issues d'un autre fichier FileMaker Pro contenant plusieurs tables, choisissez la table à importer dans la liste Source.

3.	Dans la zone Type d'importation, sélectionnez le type d'importation à effectuer.

Important La mise à jour d'enregistrements existants ou correspondants écrase les données du fichier cible et est irréversible. Choisissez le menu Fichier > Enregistrer une copie pour créer une copie de sauvegarde du fichier cible. Familiarisez-vous avec le mode de fonctionnement de la procédure de mise à jour des enregistrements. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Méthodes d'importation de données dans un fichier existant.

Pour

Option à sélectionner

Ajouter des enregistrements à la fin du fichier cible

Créer des enregistrements.

Remarque Si la table dans laquelle vous importez les données ne contient aucune donnée, l'option Créer des enregistrements constitue la seule option accessible ; les autres options décrites ci-après sont grisées car il n'existe aucune donnée à mettre à jour.

Mettre à jour le jeu d'enregistrements trouvés dans le fichier cible avec les enregistrements que vous importez depuis la source en commençant par le premier enregistrement de chaque fichier

Mettre à jour enreg. existants dans le jeu trouvé.

Pour ajouter également les éventuels enregistrements supplémentaires de la source sous la forme de nouveaux enregistrements dans le fichier cible, activez la case à cocher Ajouter données restantes en tant que nouv. enreg..

Mettre à jour les données du fichier cible avec les données provenant des enregistrements correspondants dans la source

Mettre à jour enreg. correspondants dans le jeu trouvé.

Pour ajouter également les enregistrements de la source n'ayant pas d'enregistrements correspondants dans le fichier cible, activez la case à cocher Ajouter données restantes en tant que nouv. enreg..

4.	Si le premier enregistrement des données que vous importez contient des noms de rubrique (en-têtes de colonne) au lieu de données, activez la case à cocher Ne pas importer le 1er enreg. (contient noms de rubrique).

La sélection de l'option Ne pas importer le 1er enreg. (contient noms de rubrique) entraîne l'omission du premier enregistrement pendant l'importation.

5.	Dans la zone Rubriques cibles, faites glisser les rubriques à aligner avec les rubriques ou les données de la zone Rubriques sources pour indiquer l'emplacement dans lequel les données source seront importées ou mises à jour.

Pour aligner une rubrique, positionnez le pointeur sur l'icône icône Flèche double

en regard du nom d'une rubrique cible dans la liste. Lorsque le curseur se transforme en flèche double pointeur Flèche double

, faites glisser la rubrique jusqu'à un nouvel emplacement.

Pour aligner les rubriques cibles avec les rubriques sources, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Pour prévisualiser les données que vous importez, cliquez sur les flèches situées sous les listes de rubriques.

Pour créer ou modifier des rubriques dans la table dans laquelle vous importez les données, cliquez sur le bouton Gérer la base de données. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK. (Si le bouton Gérer la base de données est grisé, ceci signifie que vous ne disposez pas de privilèges d'accès suffisantes ou que la base de données est partagée sur un réseau et n'autorise pas les modifications. Pour plus d'informations sur la modification de bases de données partagées, consultez la rubrique Partage et hébergement de fichiers.)

Pour réorganiser toutes les rubriques cibles en une seule opération, sélectionnez l'une des options ci-après du menu Ranger par :

Option

Critères de classement des rubriques

Noms concordants

Noms de rubrique correspondant dans la table cible et dans la table source. Chaque fois que vous choisissez cette option, FileMaker Pro met automatiquement en correspondance les noms de rubrique. (Cette option n'est pas disponible lorsque les données sources ne contiennent aucun nom de rubrique.)

Ordre précédent

Dernier ordre utilisé par FileMaker Pro pour importer les données dans cette table ou ordre par défaut (ordre de création).

Ordre de création

Ordre dans lequel les rubriques ont été créées.

Noms de rubriques

Ordre alphabétique.

Types de rubriques

Type de rubrique.

Ordre d'importation personnalisé

Ordre personnalisé (que vous créez en faisant glisser les noms de rubrique).

Remarque Les données d'une rubrique source ne sont pas importées pas si :

La rubrique source n'est pas alignée avec une rubrique cible. Alignez une rubrique cible avec chaque rubrique source à importer en la faisant glisser. Créez une rubrique cible si nécessaire.

Le symbole symbole flèche barrée d'un X de couleur rouge

apparaît entre les rubriques sources et cibles pour signaler que le type de rubrique cible ne prend pas en charge les données de la rubrique source. Vous ne pouvez pas importer de données dans une rubrique Calcul ou Statistique, ni importer des types de données non correspondantes, telles que des données multimédias dans une rubrique Texte. (Le symbole symbole flèche barrée d'un X de couleur rouge

peut également signifier que les privilèges d'accès n'autorisent pas l'importation de données dans une rubrique cible spécifique.)

6.	Dans l'espace situé entre chaque paire de rubriques de la liste, cliquez sur le symbole de correspondance des rubriques à une ou à plusieurs reprises pour indiquer le type de mise en correspondance que vous souhaitez effectuer.

Continuez à cliquer jusqu'à ce que le symbole affiché entre les rubriques indique la correspondance de rubriques souhaitée. Pour obtenir une description de chaque symbole, reportez-vous à la zone Correspondance des rubriques. Vous pouvez choisir d'importer ou non chaque rubrique dans la rubrique cible ou d'utiliser une paire de rubriques en tant que rubrique source pour la mise à jour des enregistrements correspondants.

Conseil Vous avez également la possibilité de définir la correspondance des rubriques pour plusieurs rubriques à la fois. Commencez par sélectionner les rubriques cibles à modifier en cliquant sur chacune des rubriques tout en maintenant la touche Ctrl (Windows) ou ⌘ (Mac OS) enfoncée. (Vous pouvez également sélectionner une série de rubriques adjacentes en cliquant sur la première rubrique, puis en cliquant avec la touche Maj enfoncée sur la dernière rubrique de la série.) Cliquez ensuite sur un symbole de correspondance des rubriques pour l'une des rubriques sélectionnées jusqu'à ce que tous les symboles indiquent la correspondance souhaitée. (Vous pouvez également appuyer sur la barre d'espace à une ou à plusieurs reprises pour modifier le symbole de correspondance des rubriques.)

7.	Le cas échéant, choisissez le codage de caractère utilisé dans le fichier source dans Jeu de caractères.

La liste Jeu de caractères peut être grisée ou accessible :

Si la liste est grisée, FileMaker Pro a pu déterminer le codage du fichier et l'a sélectionné automatiquement.

Si la liste est accessible, FileMaker Pro n'est pas parvenu à déterminer le codage du fichier et a tenté de sélectionner un codage de caractère approprié en fonction de votre système d'exploitation et du format de fichier que vous importez. Il peut s'avérer nécessaire de changer le codage choisi par FileMaker Pro. Si vous sélectionnez un autre codage, FileMaker Pro analyse les données d'importation et affiche un message d'avertissement si ces données contiennent des caractères non autorisés dans le jeu de caractères que vous avez choisi.

Remarque Si vous importez un fichier texte Unicode 16 bits (UTF-16), ce dernier doit contenir une marque d'ordre de tri (Byte Order Mark - BOM) Unicode standard. Si la marque BOM est manquante, FileMaker Pro ne reconnaîtra pas correctement le codage du fichier.

8.	Cliquez sur Importer.

Vous pouvez obtenir la boîte de dialogue Options d'importation lorsque :

le fichier cible contient des rubriques pour lesquelles des options d'entrée automatique de données ont été activées ;

vous importez et ajoutez de nouveaux enregistrements à partir d'un fichier FileMaker Pro comportant des rubriques multivaluées.

9.	Si la boîte de dialogue Options d'importation s'affiche, sélectionnez une ou plusieurs des options ci-après, puis cliquez sur Importer.

Pour

Faites ceci

Entrer automatiquement de nouvelles données dans des rubriques définies par des options de saisie automatique. (Par exemple, entrer la date dans une rubrique Date de modification.)

Sélectionnez l'option Entrer automatiquement les val. prévues pdt. import.. Dans le cas contraire, les valeurs prévues ne seront pas entrées automatiquement.

Remarque Lorsque vous importez des données dans des rubriques dans lesquelles une valeur doit être entrée automatiquement (telle que le nom de la personne modifiant les données, la date ou l'heure de la modification, ou encore des données de référence externe), désélectionnez cette option si vous ne voulez pas que les données entrées automatiquement écrasent celles que vous importez.

Définir le mode d'importation des données provenant de rubriques multivaluées dans le fichier source

Sélectionnez :

Les conserver sur le même enregistrement si vous voulez conserver la ou les rubriques sous forme de rubriques multivaluées.

Les placer sur des enregistrements séparés pour importer chaque valeur de la rubrique multivaluée dans un enregistrement distinct. (Cette option permet de travailler séparément sur chacune des valeurs de rubriques multivaluées, par exemple pour les trier ou en effectuer un récapitulatif.)
Remarque Lorsque vous placez les données d'une rubrique multivaluée dans des enregistrements séparés, toutes les rubriques non multivaluées que vous importez sont dupliquées dans chacun des enregistrements. Par exemple, si une rubrique multivaluée du fichier source comporte trois valeurs, le fait de placer ces valeurs dans des enregistrements séparés entraîne l'importation de trois enregistrements, tous identiques sauf en ce qui concerne les valeurs des rubriques multivaluées.

10.

Dans la boîte de dialogue Récapitulatif importation des enregistrements, notez le nombre d'enregistrements importés ainsi que le nombre de données éventuellement ignorées. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Récapitulatif importation des enregistrements affiche trois statistiques détaillant le nombre d'enregistrements importés et de données ignorées :

Statistique

Description

Nombre total d'enregistrements ajoutés/mis à jour

Nombre total d'enregistrements ajoutés et mis à jour dans le fichier cible au cours du processus d'importation.

Remarque Ce nombre inclut les différentes mises à jour d'un même enregistrement si vous mettez à jour les enregistrements correspondants et que plusieurs enregistrements du fichier source concordent avec un enregistrement du jeu d'enregistrements trouvés dans le fichier cible. Pour plus d'informations, consultez la section Remarques de la rubrique Méthodes d'importation de données dans un fichier existant.

Nombre total d'enregistrements ignorés en raison d'erreurs

Nombre d'enregistrements du fichier cible ignorés pour les raisons suivantes :

Erreurs de privilèges : Des privilèges d'accès interdisent la modification d'un ou de plusieurs enregistrements.

Enregistrements verrouillés : Un ou plusieurs enregistrements ne sont pas modifiables parce qu'ils sont déjà utilisés à un autre endroit (soit par le même utilisateur dans une autre fenêtre, soit par d'autres clients si le fichier est partagé).

Erreurs de contrôle : Un ou plusieurs enregistrements ne sont pas modifiables car les conditions de contrôle au niveau de l'enregistrement ne sont pas remplies et n'ont pas permis le contrôle de ces enregistrements. Pour plus d'informations, consultez la rubrique A propos du contrôle des données lors de l'importation.

Nombre total de rubriques ignorées en raison d'erreurs

Nombre de rubriques du fichier cible ignorées pour les raisons suivantes :

Erreurs de contrôle : Une ou plusieurs rubriques n'ont pu être importées car les données ne remplissaient pas les conditions de contrôle définies pour ces rubriques. Pour plus d'informations, consultez la rubrique A propos du contrôle des données lors de l'importation.

Erreurs de privilèges : Des privilèges d'accès interdisent la modification d'une ou de plusieurs rubriques.

Les rubriques ignorées n'empêchent pas la mise à jour d'autres rubriques du même enregistrement.

Remarques

Si vous importez une grande quantité de données, il est possible que vous obteniez une boîte de dialogue Importation vous indiquant l'état d'avancement du processus d'importation. Pour arrêter l'importation, cliquez sur Arrêt. Les enregistrements déjà importés restent dans le fichier cible (l'importation n'est pas annulée). Pour supprimer définitivement les enregistrements déjà importés, choisissez le menu Enregistrements > Supprimer les enregistrements trouvés.

Les enregistrements importés constituent le jeu d'enregistrements trouvés. Après l'importation, vérifiez les données du jeu d'enregistrements trouvés.

Si vous mettez à jour des enregistrements, assurez-vous que ces derniers sont corrects avant de supprimer la copie de sauvegarde du fichier.

Page
précédente

Page
suivante