Sauvegarde et envoi d'enregistrements sous la forme d'un fichier PDF

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Sauvegarde et envoi d'enregistrements sous la forme d'un fichier PDF

Vous pouvez enregistrer des données FileMaker Pro dans un fichier PDF dans tous les modes, à l'exception du mode Recherche. L'aspect du fichier PDF repose sur le modèle actif au moment de la création du fichier PDF.

Vous pouvez affecter un mot de passe au fichier PDF si ce dernier contient des informations sensibles. Dans ce cas, le fichier est crypté et ne peut pas être ouvert sans le mot de passe. FileMaker Pro peut également créer un courrier électronique vierge intégrant le fichier PDF en pièce jointe pour faciliter la diffusion de ce dernier à d'autres utilisateurs.

Pour pouvoir enregistrer des fichiers PDF, vous devez disposer des privilèges d'accès vous habilitant à effectuer des impressions. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Modification d'autres privilèges.

Pour ajouter des enregistrements à un fichier PDF FileMaker Pro existant, vous devez créer un script qui utilise l'action de script Sauvegarder en PDF et sélectionner l'option Ajouter au PDF existant. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Sauvegarder en PDF.

Pour sauvegarder des enregistrements dans un fichier PDF :

1.	Affichez le modèle qui doit servir de base pour le fichier PDF.

Pour plus d'informations, consultez la rubrique Passage d'un modèle à un autre.

2.	En mode Utilisation, Modèle ou Prévisualisation, choisissez le menu Fichier > Enregistrer/Envoyer en > PDF.

Dans la boîte de dialogue Sauvegarder les enregistrements sous forme de fichier PDF, entrez un nom pour le fichier, indiquez l'emplacement de stockage de ce dernier et les données à enregistrer, puis précisez si le fichier doit être automatiquement ouvert et si l'application doit créer un courrier électronique intégrant le fichier PDF en pièce jointe.

Vous pouvez sauvegarder l'enregistrement actif, tous les enregistrements du jeu d'enregistrements trouvés actif ou un enregistrement vierge pouvant être utilisé en tant que formulaire papier.

Si vous sélectionnez l'option Enregistrement vierge, l'option Apparence est activée pour vous permettre de définir la mise en forme des rubriques dans le fichier PDF.

Si vous sélectionnez l'option Créer un courrier élec. avec le fichier joint, l'application crée un courrier électronique intégrant le fichier PDF en pièce jointe, pour lequel vous pouvez définir un destinataire.

Si vous sélectionnez l'option Ouverture automatique du fichier, le fichier s'ouvre immédiatement après sa création.

4.	Cliquez sur Options pour définir les options PDF :

Dans l'onglet Document, entrez des informations descriptives concernant le fichier, la version d'Acrobat utilisée pour ouvrir le fichier, ainsi que la numérotation des pages.

Dans l'onglet Sécurité, affectez des mots de passe au fichier PDF, ainsi que des privilèges d'impression et de modification. Si des privilèges d'impression et de modification sont accordés, précisez si l'utilisation de logiciels de copie et de synthèse vocale est autorisée. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Boîte de dialogue Options PDF.

Dans l'onglet Affichage initial, définissez l'aspect d'un fichier PDF ouvert.

5.	Cliquez sur OK

6.	Cliquez sur Enregistrer.

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